Office 使用的一些小技巧

本文记录一些自己总结的 MS Office 三大件里的使用小技巧。(随缘更新)

通用

使用新版格式

旧版的格式使用的存储方法对跨软件(如 MS Office 与 WPS Office)兼容性,性能等都不是太好。如果你在使用的版本默认能支持新版的文件格式的话请优先使用新版。新版的格式不仅能以更小的空间保存同样的内容,还可以利用统一的文件内容排布来实现跨软件的兼容性。同时,新版格式分离成了包含宏和不含宏的两个格式,可以更好的保证安全性。

版本 Word Excel PowerPoint
旧版 *.doc *.xls *.ppt
新版(不带宏) *.docx *.xlsx *.pptx
新版(带宏) *.docm *.xlsm *.pptm

我知道 Office 模板什么的还有自己的格式,这没必要写出来,用的太少了

如果是旧版的格式,MS Office 会有个按钮帮助你快速的转换到新格式。转换

没有提示的话,也可以手动另存为成新版的格式。
(如果没用到宏的话存成上面表格里第二行的格式就行。)

Word

暂无

Excel

写定的表格及时保护

不需要再改的表格可以加个保护,不设置密码,就保留选定单元格和调整行列宽高的权限就行。

PowerPoint

嵌入字体

利用嵌入字体可以避免换电脑导致 PPT 内的文字无法正常显示的问题具体操作然后保存的时候就会带上字体了
(部分版权限制的字体不能嵌入 PPT 中,只能按传统办法每台电脑安装一次字体或者换用其他字体)

平滑动画

在会议等活动上使用的 PPT,花点心思优化一下动画的衔接能得到一个不错的效果。